Was tun, wenn das Telefon in unserem Büro klingelt und Frau Gee ist gerade nicht im Büro?
1. Ich gehe ans Telefon und melde mich in etwa mit:"Hier ist das Medienbüro, Sie sprechen mit Frau... wie kann ich Ihnen helfen ?"
2.Der Kunde möchte aber unbedingt mit Frau Gee sprechen. Wie soll ich reagieren?
Du erklärst dem Kunden, dass Frau Gee gerade nicht im Büro ist und fragst ihn, ob du ihn nicht auch bezüglich seines Anliegens weiterhelfen kannst.Wenn du Dir nicht sicher bist, um welchen Auftrag es genau geht, frag ruhig nach!!!
3.Der Kunde hat Änderungen bei seinem Flyer! Was jetzt?
Du holst Dir die entsprechende Jobmappe vom Schrank und öffnest die Datei am Rechner, um
eventuell gleich telefonisch die Änderungen vornehmen zu können?
4.Der Kunde hat Wünsche bzw. Fragen und du kannst ihm nicht weiterhelfen! Was mache ich jetzt?
Kann ich einem Kunden nicht direkt weiterhelfen, notiere ich das Anliegen und halte Rücksprache mit Frau Gee. Du kannst dem Kunden ruhig sagen, dass du dich noch mal mit
deiner Fachanleiterin berätst und ihn später zurückrufst.
5.Das Gespräch neigt sich dem Ende! Wie verhalte ich mich?
Du bedankst dich bei dem Kunden für seinen Rückruf und wünschst ihm noch einen schönen
Tag.
6.Das JobCenter ruft an! Was soll ich machen?
Ruft ein Mitarbeiter des JobCenters an, notierst du seinen Namen und fragst worum es geht.
Wünscht der Mitarbeiter einen Rückruf der Fachanleiterin, so vergiss nicht die Telefonnummer/
Durchwahl des Mitarbeiters zu notieren.
Diese Telefonnotiz wird dann an Frau Gee weitergeleitet, mit der Bitte um Rückruf.
Also viel Spass beim Telefonieren
